Une fois les règles de bonne conduite établies, il est nécessaire que l'équipe mette en place une procédure qui régira leur travail. Nous rappelons qu'une procédure est un ensemble de consignes à appliquer par les membres d'une équipe pour réaliser une tâche spécifique. Trois moments clés assurent la réussite d'une rencontre virtuelle en équipe et ce en mode synchrone :

• les membres de l'équipe doivent se fixer un objectif pour la rencontre;
   
• les échanges durant la rencontre doivent concourir à la réalisation de cet objectif;
   
• une synthèse de ces échanges devra être faite à la fin de la rencontre.

Durant la rencontre, le responsable de l'équipe veillera à la facilitation des échanges et la conciliation de points de vue opposés. Bien entendu, il veillera aussi à l'application des règles de bonne conduite définies par le groupe.

Afin d'identifier les consignes qui feront l'objet de la procédure du travail en équipe lors d'une rencontre virtuelle, il est important d'impliquer les membres de l'équipe dans la démarche d'identification. En voici les étapes :

• La personne enseignante invite chaque équipe à puiser dans l'expérience de ses membres pour identifier les consignes qui facilitent le bon déroulement d'une réunion en utilisant la technique de remue-méninges.
   
• La personne enseignante note les suggestions des participants sur un traitement de texte à l'aide du partage d'applications.
   
• Une fois les suggestions épuisées, elle invite les équipes de travail à établir un consensus sur les consignes à suivre pour réussir une réunion virtuelle.
   
• Une fois les consignes communes établies, elle invite le groupe à les placer par ordre chronologique en lien avec le déroulement d'une rencontre.
   
• La personne enseignante termine l'activité en envoyant la liste des consignes aux membres de chaque équipe de travail à l'aide de la fonction Envoi de documents.

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